Справка БК в госучреждениях: кто подаёт, как заполнить

Кто подаёт справку БК в государственных учреждениях

Претенденты на должности руководителей государственных и муниципальных учреждений (230-ФЗ, новый подп. «п» ст. 2 п. 1), главные бухгалтеры и другие лица по перечням учредителя. Рядовой персонал справку БК не подаёт.

Каким документом установлен порядок

230-ФЗ ст. 2 п. 1 подп. «п» — руководители гос/мун учреждений; ст. 8 ч. 3 и ч. 8 ФЗ-273 — претенденты и запрет приёма без сведений; форма — Указ № 460.

За какой период подаётся и когда

Претенденты — при поступлении на должность; расходные основания — до 30 апреля.

Кандидаты подают справку до издания акта о назначении на должность. Доходы указываются за один календарный год, предшествующий году подачи документов; имущество, счета и обязательства — по состоянию на 1-е число месяца, предшествующего месяцу подачи.

Куда подавать справку

В орган-учредитель (министерство, ведомство, департамент региона) или в кадровую службу учреждения — по порядку учредителя.

Обязанность сосредоточена на руководителях и главных бухгалтерах; рядовым сотрудникам вузов и клиник справка БК не требуется.

Пошаговый порядок для кандидата

1. Обязанность привязана к должности, а не к месту работы: справку БК подаёт претендент на должность руководителя государственного или муниципального учреждения (230-ФЗ, подп. «п» п. 1 ст. 2), главные бухгалтеры и лица из перечня, утверждённого органом-учредителем. Рядовой врач или преподаватель вуза справку не подаёт; назначить руководителя без представленных сведений нельзя (ст. 8 ч. 8 ФЗ-273).
2. Разыщите порядок представления сведений, установленный учредителем учреждения: министерство, федеральная служба, региональный департамент или орган местного самоуправления либо принимают декларации собственным кадровым органом, либо делегировали это кадровой службе подведомственных клиник и вузов. От этого порядка зависят и адресат пакета, и наименование органа на титульном листе.
3. Отсчитайте периоды от даты подачи, а не от заключения трудового договора: доходы декларируются за один календарный год перед годом подачи (пакет сдаёте в 2026-м — это 2025-й), а имущество, счета, ценные бумаги и обязательства — на 1-е число месяца, идущего перед месяцем подачи. Кандидат на должность руководителя подаёт справку до издания акта о назначении; ежегодная отчётность с 01.01.2026 отменена.
4. Оформляйте отдельный экземпляр на каждое лицо: на себя, супругу (супруга) и каждого несовершеннолетнего ребёнка (п. 2 Указа № 460). «Семейных» разделов в форме нет, сводная справка по учреждению не предусмотрена — объединённый комплект кадровая служба учредителя возвращает на переоформление.
5. Заполните форму Указа № 460 в СПО «Справки БК» версии 2.5.6 или 3.0.5: на титульном листе укажите статус лица, претендующего на замещение должности, полное наименование вуза или клиники и органа-учредителя, куда адресованы сведения. Бланк, заполненный от руки или в текстовом редакторе, не принимается; подача через Госуслуги для этой категории не предусмотрена.
6. Раздел 1 заполните по каждому источнику дохода за отчётный год: вознаграждение руководителя и премии учреждения, совместительство, договоры ГПХ — лекции, медицинские и иные экспертизы, консультации, — гонорары, гранты, доходы от сдачи жилья в аренду. Кадровый орган учредителя сверяет эти суммы с данными налогового органа и по расхождениям запрашивает пояснения.
7. Разделы 3–6 заполните по всем декларантам комплекта: недвижимость и транспорт (раздел 3); каждый счёт с остатком на отчётную дату, а при поступлениях выше общего дохода за отчётный период и два предшествующих года — и с суммой поступившего за период (раздел 4); ценные бумаги и доли в уставных капиталах (раздел 5); срочные обязательства от 500 000 рублей — от ипотеки до крупных займов (раздел 6).
8. Раздел 2 «Расходы» заполняется только при основании по ст. 3 230-ФЗ: семья приобрела недвижимость, транспорт, ценные бумаги или доли на сумму больше общего дохода супругов и несовершеннолетних детей за три последних года. Тогда сведения о сделке представляются не позднее 30 апреля года, следующего за годом её совершения; без основания раздел остаётся пустым.
9. Выгрузите из СПО файл .xsb и распечатайте PDF той же версии, подпишите каждый экземпляр комплекта (за несовершеннолетнего ребёнка — подающий родитель) и представьте по порядку учредителя — до издания акта о назначении. Держите под рукой договоры и выписки-источники для пояснений при сверке. Участники СВО справку не подают (Указ № 968).

Какие документы подготовить

• Подтверждения дохода кандидата на должность руководителя за отчётный год: справка о доходах с основного места работы, с совместительств, вознаграждения по договорам ГПХ — чтение курсов, экспертизы, консультации, — а также гонорары и гранты, если научная или медицинская деятельность велась одновременно с основной.
• Справки о доходах супруги (супруга) по всем её (его) источникам за тот же год и о доходах каждого несовершеннолетнего ребёнка: зарплата, пенсии, пособия, алименты, стипендии, проценты по вкладам, аренда — на каждое из этих лиц оформляется собственный экземпляр декларации.
• Банковские выписки по каждому счёту всех декларантов — зарплатному, депозитному, накопительному, брокерскому: остаток на отчётную дату, а при превышении поступлениями общего дохода за отчётный период и два предшествующих года — и общая сумма поступивших средств; сюда же данные о цифровых валютах, которые отражаются в подразделе 3.5 раздела 3 (имущество).
• Выписки из ЕГРН по всей недвижимости — квартиры, дома, участки, гаражи, доли в праве собственности — и документы на транспорт (ПТС, свидетельства о регистрации) на каждое лицо, включая детей; подтверждаются и объекты, приобретённые в отчётном году.
• Выписки из реестра владельцев ценных бумаг и брокерские отчёты за отчётный год, сведения о долях в уставных капиталах организаций — по каждому декларанту, у кого бумаги или доли имеются; все позиции переносятся в раздел 5 его собственной справки.
• Кредитные договоры, договоры займа и ипотеки, справки об остатке задолженности, выписки по кредитным картам — по каждому непогашенному на отчётную дату обязательству любого из декларантов, включая займы у физических лиц: раздел 6 не предусматривает минимальной суммы.
• Свидетельства о заключении брака и о рождении детей, ИНН членов семьи — по ним оформляются титульные листы отдельных экземпляров и проверяется комплектность пакета по числу декларантов: руководитель, супруга (супруг), каждый несовершеннолетний ребёнок.

Типичные ошибки при подаче

• Семья объединена в одном бланке: доходы супруги или ребёнка вписаны разделами в справку кандидата на должность руководителя учреждения. По п. 2 Указа № 460 на каждое лицо оформляется отдельный экземпляр; объединённый комплект возвращают на переоформление, и вопрос о назначении без него не решается.
• Отчётные даты определены неверно: доходы показаны за текущий, ещё не закрытый год или сразу за два года, а имущество, счета и обязательства — на день заполнения. Верно для кандидата на должность руководителя: доходы — за календарный год перед годом подачи, всё имущественное — на 1-е число месяца перед месяцем подачи.
• Комплект сдан не по порядку учредителя: справка принесена в клинику или вуз, когда областной минздрав или департамент принимает сведения своим кадровым органом, либо отправлена учредителю, который делегировал приём кадровой службе учреждения. Адресат выясняется до заполнения титульного листа.
• Справка подготовлена вне программы: от руки, в текстовом редакторе или в устаревшей сборке «Справок БК». Оформлением считается файл .xsb из актуальной версии СПО — 2.5.6 или 3.0.5 — с распечатанным из неё же подписанным PDF; скан на портале и подача через Госуслуги не предусмотрены.
• В разделе 4 отражён только зарплатный счёт: депозит, накопительный счёт или брокерский счёт пропущены, в том числе в справках супруги (супруга) и детей. По каждому счёту указывается остаток на отчётную дату, а сумма поступивших за отчётный период средств — когда поступления превысили общий доход за отчётный период и два предшествующих года. Цифровая валюта при её наличии отражается в подразделе 3.5 раздела 3 (имущество), а не среди счетов.
• Обязательства показаны выборочно: в разделе 6 отражена только ипотека, а другой кредит или крупный заём у физического лица опущены. Подраздел 6.2 формы включает срочные обязательства на сумму 500 000 рублей и более — в нём указывается каждое такое обязательство каждого декларанта, действующее на отчётную дату; долги меньше порога вносить не требуется.
• Разовые поступления не попали в раздел 1: гонорар за публикацию или лекции, грант, вознаграждение по договору ГПХ на медицинскую экспертизу или консультации, премия учреждения. Для кандидатов из вузов и клиник именно эти суммы дают расхождения при сверке с данными налогового органа, по которым запрашивают пояснения.

Как заполняется справка: короткая инструкция

1. Скачать СПО «Справки БК» только с официального сайта gossluzhba.gov.ru (актуальные версии — 2.5.6 и 3.0.5). Какую версию выбрать и как скачать.
2. Заполнить все разделы справки, затем отдельные экземпляры на супругу (супруга) и каждого несовершеннолетнего ребёнка — по одной справке на каждое лицо. Что именно вносить в экземпляры близких: справка на супруга (супругу), справка на ребёнка, доход супруга-ИП.
3. Доходы указать за один календарный год, предшествующий году подачи документов; имущество, счета и обязательства — на 1-е число месяца, предшествующего месяцу подачи.
4. Выгрузить файл .xsb и распечатать справку в PDF, проверить каждую страницу перед подписью. Подробно про файл .xsb — чем открыть и как подать.
5. Подать справку в кадровое подразделение — до издания акта о назначении (для кандидатов).
   Кандидату на службу — подробный разбор: что и за какой год указывать, члены семьи, частые ошибки.
6. Сохранить копию: при обнаружении ошибки уточнённые сведения подаются в течение одного месяца.

Частые вопросы